Porady

Prawne aspekty przechowywania dokumentacji klienta – GIIF i KNF mówią jasno

7 lip

Masz porządek w dokumentach klienta? KNF i GIIF nie zostawiają tu miejsca na błędy. Dla pośredników kredytowych archiwizacja dokumentów to nie tylko kwestia dobrej organizacji, ale obowiązek wynikający z prawa. Umowy, formularze, dokumenty AML, zgody RODO – wszystko ma swój termin retencji i musi być dostępne na wypadek kontroli. Sprawdź, co dokładnie musisz przechowywać, jak długo i jakie grożą sankcje za brak dokumentacji. Ten artykuł to praktyczne kompendium zgodności z wymogami GIIF, KNF i RODO.

Prawne aspekty przechowywania dokumentacji klienta – GIIF i KNF mówią jasno


Dla pośredników kredytowych – zarówno hipotecznych, jak i konsumenckich – jednym z kluczowych obowiązków regulacyjnych jest prawidłowe przechowywanie dokumentacji klienta. Dotyczy to nie tylko umów, ale również formularzy informacyjnych, zgód, danych osobowych oraz dokumentów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML/CFT). W tym zakresie nadzór sprawują dwie instytucje: KNF i GIIF, a obowiązki są precyzyjnie określone zarówno w ustawach sektorowych, jak i w ustawach horyzontalnych.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Obowiązek dotyczy m.in.:

  • formularzy informacyjnych i umów pośrednictwa,
  • potwierdzeń przekazania informacji przed umownych (np. formularz ESIS),
  • oświadczeń o sytuacji finansowej klienta (w tym analizy zdolności kredytowej),
  • dokumentów tożsamości i potwierdzenia tożsamości klienta (KYC),
  • zgód marketingowych i dokumentacji RODO,
  • dokumentów AML: m.in. wyników oceny ryzyka, weryfikacji beneficjentów rzeczywistych, podejrzeń transakcji nietypowych.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację?

Ustawa AML (art. 49 ust. 1 ustawy z 1 marca 2018 r.):

„Instytucje obowiązane przechowują dokumentację dotyczącą stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku zakończenia stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej”.

Ustawa o kredycie hipotecznym i konsumenckim:

Wymóg przechowywania dokumentacji wynika również z przepisów tych ustaw – w zakresie obowiązków informacyjnych, przejrzystości i należytej staranności – jednak nie wskazują one precyzyjnego okresu przechowywania. W praktyce stosuje się termin przedawnienia roszczeń (6 lat) jako minimalny okres dla dokumentów umownych.

Rozporządzenie RODO (art. 5 ust. 1 lit. e):

Dane osobowe powinny być przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne do celów, w których są przetwarzane. Jeśli ich podstawą jest wymóg ustawowy (np. AML, KNF), to obowiązują terminy ustawowe.

Kto odpowiada za przechowywanie?

  • Pośrednik – jeśli działa jako niezależny lub prowadzi działalność gospodarczą, odpowiada samodzielnie.
  • Agent – dokumentacja musi być przekazywana do pośrednika głównego, który jest podmiotem rejestrowanym.
  • W przypadku współpracy z bankiem – część dokumentacji może być archiwizowana przez instytucję nadrzędną, ale pośrednik nadal ponosi odpowiedzialność za kompletność przekazu i retencję lokalnych danych.

Sankcje za brak dokumentacji

Zarówno KNF, jak i GIIF w swoich kontrolach wskazują na przechowywanie dokumentacji jako podstawowy obowiązek dowodowy. Brak dokumentacji może oznaczać:

  • karę administracyjną (np. do 1 mln zł w przypadku naruszenia AML),
  • zakaz wykonywania czynności agencyjnych (art. 74 ustawy hipotecznej),
  • uznanie działania za niezgodne z przepisami konsumenckimi (kontrole UOKiK),
  • w skrajnych przypadkach – odpowiedzialność karna za niedopełnienie obowiązku AML lub RODO.

Dobre praktyki dla pośrednika

  1. Stwórz wewnętrzną politykę retencji dokumentów – z rozróżnieniem na dane AML, dane RODO i dokumenty umowne.
  2. Używaj systemów elektronicznych z zabezpieczeniami – chmura, szyfrowanie, kontrola dostępu.
  3. Wyznacz osobę odpowiedzialną za archiwizację – nawet w mikrofirmach.
  4. Regularnie weryfikuj kompletność dokumentów – kontrola wewnętrzna raz na kwartał.
  5. Zachowaj dowody przekazania informacji klientowi – np. podpisany formularz, e-mail z potwierdzeniem lub logi z systemu CRM.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2023 poz. 1124),
  • Ustawa z dnia 23 marca 2017 r. o kredycie hipotecznym (Dz.U. 2023 poz. 2193),
  • Ustawa z dnia 12 maja 2011 r. o kredycie konsumenckim (Dz.U. 2022 poz. 246),
  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
  • Komunikaty GIIF, stanowiska KNF dotyczące zasad dokumentacji AML.


Zoptymalizuj swoje finanse już dziś

Zainwestuj w swoją przyszłość finansową. Sprawdź nasze usługi, które pomogą Ci w zarządzaniu kredytami i finansami.
Napisz do nas
Kontakt

Skontaktuj się z nami