Jak zaktualizować formularze zgód, by były zgodne z przepisami?
8 wrz
Dlaczego warto zaktualizować formularze zgód?
Pośrednik kredytowy przetwarza dane osobowe nie tylko w ramach obowiązków ustawowych (np. AML, zawarcie umowy), ale też w celach dodatkowych – marketingu, newsletterów, kontaktu pośredniego. W takich przypadkach konieczna jest dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna zgoda klienta (art. 7 RODO).
Niedozwolone są np. zgody:
- „łączone” – jedna zgoda na kilka różnych celów,
- nieprecyzyjne – „zgadzam się na przetwarzanie danych w celach marketingowych i innych”,
- domyślnie zaznaczone – checkbox nie może być „z góry” aktywny,
- warunkujące usługę – nie wolno uzależniać zawarcia umowy od wyrażenia dodatkowej zgody.
7 elementów poprawnie skonstruowanej zgody
1. Zgoda musi być wyraźna i świadoma
Stosuj checkboxy – każda zgoda musi być osobno zaznaczona.
Nie wolno „ukrywać” zgody w regulaminie ani domyślnie ją włączać.
2. Zgoda musi być dobrowolna
Klient nie może mieć wrażenia, że nie wyrażając zgody – nie otrzyma usługi.
Poinformuj, że zgoda jest dobrowolna i nie wpływa na zawarcie umowy.
3. Cel musi być jednoznacznie wskazany
Zamiast: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych”
Napisz: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego adresu e-mail w celu wysyłki newslettera o produktach finansowych.”
4. Zgoda musi być rozdzielna
Nie łącz zgody marketingowej z handlową, ani e-maila z telefonem – każda forma kontaktu wymaga osobnej zgody.
5. Dodaj informację o możliwości wycofania zgody
Informuj, że zgodę można w każdej chwili wycofać – bez wpływu na zgodność przetwarzania przed cofnięciem.
Przykład: „Zgodę można w każdej chwili wycofać, kontaktując się z nami pod adresem: rodo@twojafirma.pl.”
6. Uzupełnij obowiązek informacyjny
Zgoda nie zastępuje obowiązku informacyjnego!
Obok checkboxa powinien znajdować się link lub skrócona klauzula informacyjna: kto przetwarza dane, w jakim celu, przez jaki czas i komu mogą być przekazane.
7. Zadbaj o zgodność z UŚUDE i Prawem telekomunikacyjnym
Jeśli kontaktujesz się z klientem e-mailem lub telefonicznie w celach marketingowych, potrzebujesz dwóch zgód:
- na przetwarzanie danych w celach marketingowych (RODO),
- na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną (UŚUDE) lub telekomunikacyjną.
Przykładowy wzór zgody (do adaptacji)
KopiujEdytuj
Wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego adresu e-mail przez [nazwa firmy], w celu przesyłania mi newslettera zawierającego informacje o produktach finansowych. Zgodę można wycofać w każdej chwili. Administratorem danych jest [nazwa firmy], więcej informacji w Polityce Prywatności.
Podstawy prawne
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, art. 4 pkt 11, art. 6 ust. 1 lit. a, art. 7
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
- Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 10
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20021441204
- Ustawa Prawo telekomunikacyjne, art. 172
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20041711800
Podsumowanie
Aktualizacja formularzy zgód to dziś obowiązek każdej firmy, która korzysta z danych w celach marketingowych lub komunikacyjnych. Nie wystarczy „stary wzór z internetu” – zgoda musi być przejrzysta, konkretna i zgodna z aktualnym orzecznictwem oraz stanowiskami UODO. Stosując przedstawione zasady, zyskujesz nie tylko zgodność, ale i zaufanie klientów.
Zoptymalizuj swoje finanse już dziś
Zainwestuj w swoją przyszłość finansową. Sprawdź nasze usługi, które pomogą Ci w zarządzaniu kredytami i finansami.
Przeglądaj inne artykuły
29 sie
Procedura AML krok po kroku – wzór do wdrożenia w Twojej firmie
Dla wielu pośredników kredytowych AML (czyli przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) to pojęcie kojarzące się z dużymi instytucjami – bankami, kantorami, giełdami kryptowalut. Tymczasem również niewielkie firmy pośrednictwa finansowego mogą być uznane za instytucje obowiązane i mieć obowiązek wdrożenia procedury AML. Obowiązki te wynikają wprost z ustawy AML i obejmują nie tylko instytucje pożyczkowe czy biura usług płatniczych, ale też pośredników współpracujących z bankami i instytucjami kredytowymi. Niezastosowanie się do wymogów może grozić karami finansowymi i reputacyjnymi. Poniżej znajdziesz praktyczny wzór procedury AML, który możesz zaadaptować do własnej działalności.
19 sie
Jak przygotować się do kontroli KNF – praktyczne wskazówki dla pośrednika kredytowego
Wielu pośredników kredytowych obawia się kontroli Komisji Nadzoru Finansowego (KNF), kojarząc ją z dużymi instytucjami finansowymi. Tymczasem nadzór obejmuje również mniejsze podmioty – zwłaszcza jeśli posiadają wpis do rejestru prowadzonego przez KNF i wykonują czynności pośrednictwa w zakresie kredytów konsumenckich lub hipotecznych. Kontrola KNF może być zapowiedziana, niezapowiedziana, doraźna lub planowa. Może wynikać z harmonogramu, ale również z donosu, skargi klienta lub analizy rynku. Jak się przygotować, by nie tylko „przetrwać”, ale przejść ją z podniesionym czołem?
8 sie
Checklista zgodności z RODO – 7 kroków dla pośrednika finansowego
Od wejścia w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w 2018 roku minęło już kilka lat, a mimo to wielu pośredników finansowych wciąż nie czuje się pewnie w zakresie ochrony danych osobowych. Tymczasem ryzyko naruszeń – zarówno technicznych, jak i proceduralnych – wzrosło wraz z cyfryzacją procesu doradztwa. Co więcej, kontrole UODO coraz częściej obejmują małych przedsiębiorców, a sankcje finansowe nie są już zarezerwowane wyłącznie dla dużych firm. Jak uniknąć błędów i spokojnie przejść ewentualną kontrolę? Kluczem jest uporządkowanie procesów. Dlatego przygotowaliśmy 7 praktycznych kroków – checklistę RODO specjalnie dla pośrednika finansowego.